ทักษะการบริหารโครงการ

ดูสิ่งนี้ด้วย: การวางแผนโครงการ

การจัดการโครงการคืออะไร?

คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับการจัดการโครงการมามากและคิดว่าเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน หลายคนพบว่าแนวคิดในการจัดการโครงการค่อนข้างน่ากลัว

อย่างไรก็ตามโดยพื้นฐานแล้วการจัดการโครงการกำลังตัดสินใจว่าจะต้องทำอะไรจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะเกิดขึ้น

ใส่แบบนั้นฟังดูง่ายกว่ามาก



คุณสมบัติการบริหารโครงการ


ผู้ที่มีคุณสมบัติในการจัดการโครงการซึ่งมักจะเป็น PRINCE2 หรือ PRINCE รุ่นก่อนซึ่งย่อมาจาก 'โครงการในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม' มักทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการมีความซับซ้อนมาก

ผู้ที่ให้การฝึกอบรมการจัดการโครงการยังมีส่วนได้เสียในการรักษาความประทับใจนั้น

ในขณะที่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการได้ป้องกันไม่ให้โครงการใหญ่ ๆ บางโครงการทำงานเกินเวลาและงบประมาณโครงการส่วนใหญ่ในองค์กรส่วนใหญ่และที่บ้านไม่จำเป็นต้องมีคุณสมบัติการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการ

อย่างไรก็ตามเราขอแนะนำว่าสำหรับโครงการจำนวนมากที่ดำเนินการโดย บริษัท และบุคคลทั่วไปการปฏิบัติขั้นพื้นฐานและค่อนข้างตรงไปตรงมาใช้อย่างสม่ำเสมอสามารถทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะให้ผลลัพธ์ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ


กฎพื้นฐานของการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการที่ดีเช่น การบริหารความเสี่ยง เป็นกิจกรรมของทีม

องค์ประกอบที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งของการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการคือบังคับให้คุณรวบรวมคนที่เหมาะสมเพื่อดำเนินโครงการ นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบที่ต้องมีเอกสารประกอบที่ดี

สิ่งเหล่านี้ทำให้เรามีกฎพื้นฐานสองประการในการจัดการโครงการ:



  1. ตัดสินใจว่าใครจะต้องมีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ และพาพวกเขาไปที่โต๊ะเพื่อตกลงขอบเขตผลลัพธ์ที่ต้องการและเส้นเวลาสำหรับโครงการ

    กลุ่มนี้ควรได้รับการกำหนดอย่างเป็นทางการ คณะกรรมการโครงการ และรับผิดชอบโครงการ

  2. เอกสารทุกอย่าง . คุณต้องจดและทบทวนเป็นประจำขอบเขตผลลัพธ์ที่ต้องการและเส้นเวลาและใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน



    นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการจัดทำเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการแม้กระทั่งการโทรศัพท์แบบสบาย ๆ เก็บหนังสือทางโทรศัพท์และสร้างนิสัยในการเขียนบันทึกระหว่างการโทร นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการส่งอีเมลไปยังบุคคลที่คุณคุยด้วยหลังจากการโทรโดยแจ้งสิ่งที่คุณพูดคุยและตกลงกัน

    ใช่มันฟังดูเป็นระบบราชการ แต่คุณจะแปลกใจบ่อยแค่ไหนที่คนสองคนปรากฏตัวจากการสนทนาด้วยแนวคิดที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงกับสิ่งที่ตกลงกัน การเขียนลงและแบ่งปันจะทำให้แน่ใจว่าความเข้าใจผิดจะไม่เกิดขึ้นนาน

เอกสารโครงการ

มีเอกสารประกอบโครงการที่จำเป็นจำนวนมากซึ่งคุณในฐานะผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเตรียมอย่างครบถ้วน

นอกจากนี้คุณยังต้องใช้เวลาในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อ่านและเห็นด้วยหากจำเป็นให้ยืนอยู่เหนือพวกเขาเหมือนที่ทำ อย่างไรก็ตามกระบวนการนี้ใช้เวลานาน แต่ก็คุ้มค่ากับการลงทุนเนื่องจากสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและปัญหาได้มากในอนาคต



เอกสารโครงการที่ดีประกอบด้วย:


  • บทสรุปหนึ่งหน้าของโครงการ ซึ่งกำหนดผู้สนับสนุนโครงการผู้จัดการโครงการขอบเขตกำหนดเวลาที่สำคัญงบประมาณและ 'ระยะห่างของลิฟต์' ของโครงการหรือวิธีที่คุณจะอธิบายต่อซีอีโอหากคุณพบเขาในลิฟต์ ( หรือลิฟต์) และเขาถามว่าคุณกำลังทำงานอะไร
  • แผนเวลา / โครงการ ซึ่งกำหนดว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหนข้อ จำกัด ในแต่ละงานและใครจะต้องเกี่ยวข้อง
  • งบประมาณ รวมทั้งผู้คนและทรัพยากรทางการเงินซึ่งมักจะเป็นสิ่งที่ยากที่สุดในการตกลงกัน
  • การวิเคราะห์ความเสี่ยง ดูหน้าของเราได้ที่ การบริหารความเสี่ยง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการนี้

แผนภูมิแกนต์

อาจจะต้องใช้เวลามากที่สุดในการเตรียมการ แต่ที่สำคัญที่สุดคือแผนโครงการหรือระยะเวลา

หนึ่งในรูปแบบที่มีประโยชน์ที่สุดเรียกว่า a แผนภูมิแกนต์ .

สิ่งนี้กำหนดไว้ในรูปแบบภาพ:

  • งานทั้งหมดที่ต้องทำในระหว่างโครงการ
  • ข้อ จำกัด ใด ๆ เกี่ยวกับเวลาที่สามารถทำงานให้เสร็จได้เช่นงานใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนที่คนอื่นจะเริ่มได้หรือกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง
  • ระยะเวลาที่เป็นไปได้และสูงสุดของแต่ละงาน
  • ทรัพยากรที่จะทุ่มเทให้กับแต่ละงาน และ
  • เส้นทางวิกฤตหรือในทางวิทยาศาสตร์ 'ขั้นตอน จำกัด อัตรา' คืองานที่กำหนดความยาวของโครงการเนื่องจากไม่สามารถย่อให้สั้นลงได้

แผนภูมิแกนต์ธรรมดามักจะมีลักษณะดังนี้:

ตัวอย่าง Gantt Chart skillsyouneed.com (c) 2014

เนื่องจากแสดงความเชื่อมโยงระหว่างงานแผนภาพดังกล่าวจึงช่วยป้องกันไม่ให้คุณตกหลุมพรางของ 'กล่องมหัศจรรย์' ดังเช่นใน ' ในพื้นที่นี้ปาฏิหาริย์จะเกิดขึ้นซึ่งจะทำให้เราย้ายจากจุดที่เราอยู่ไปยังที่ที่เราต้องการ '.

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีอื่นในการหลีกเลี่ยง 'กล่องมหัศจรรย์' การใช้แผนภาพเชิงสาเหตุโปรดดูที่หน้าของเราที่ การคิดเชิงกลยุทธ์ .

คำเตือน!


คุณต้องการข้อมูลค่อนข้างมากในการจัดทำแผนภูมิแกนต์ซึ่งบางส่วนจะเป็นข้อมูลโดยประมาณ

ยิ่งคุณประมาณการมากเท่าใดความแม่นยำก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้นและคุณอาจต้องทบทวนการประมาณการของคุณหลาย ๆ ครั้งก่อนที่คุณจะตกลงเส้นเวลากับผู้สนับสนุนโครงการหรือคณะกรรมการโครงการ

อย่างไรก็ตามหากคุณประมาณการตามความเป็นจริงเกี่ยวกับเวลาที่ต้องการสำหรับแต่ละงานภายในข้อ จำกัด ของทรัพยากรและแผนภูมิแกนต์ของคุณแสดงให้เห็นว่าโครงการของคุณเสร็จสิ้นสามเดือนหลังจากวันที่สิ้นสุดที่ต้องการคุณอาจต้องเจรจากำหนดเวลา

กระบวนการนี้เรียกว่า ‘ การจัดการความคาดหวัง ’ และเช่นเดียวกับการวางแผนที่ดีจะหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง


งานต่อไปของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคือการเริ่มงาน หากคุณวางแผนเสร็จแล้วสิ่งนี้ควรจะค่อนข้างตรงไปตรงมาเนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ คุณจะต้องตรวจสอบเป็นระยะ ๆ ว่าทั้งหมดเป็นไปตามแผนหรือไม่


การอัปเดตโครงการปกติ

ในฐานะผู้จัดการโครงการเป็นงานของคุณที่จะต้องได้รับการอัปเดตเป็นประจำจากผู้จัดการงานเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามแผน นอกจากนี้คุณยังต้องรายงานความคืบหน้าของโครงการให้กับ คณะกรรมการโครงการ 'และให้พวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่

การอัปเดตของคุณจากหัวหน้างานไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ พวกเขาสามารถทำได้ง่ายเหมือนการสนทนาทางโทรศัพท์ทั่วไปเกี่ยวกับความคืบหน้า อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องการโครงสร้างการรายงานที่เป็นทางการมากกว่าเช่นรายงานแบบหน้าเดียว สิ่งนี้อาจอยู่ในรูปแบบสัญญาณไฟจราจรโดยขอให้ผู้จัดการงานบอกว่างานของพวกเขากำลังดำเนินการอยู่ (สีเขียว) เสี่ยงต่อความล่าช้าหรือปัญหา (สีเหลืองอำพัน) หรือประสบกับความล่าช้าหรือปัญหา (สีแดง)



รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น


ในฐานะผู้จัดการโครงการสิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ที่ดีที่สุดคืออย่าพึ่งพารายงานที่เป็นทางการเพราะอาจทำให้เข้าใจผิดได้ ออกไปที่นั่นแล้วไปคุยกับผู้จัดการงาน ทำความรู้จักพวกเขาและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีเพื่อที่ว่าเมื่อเกิดปัญหาขึ้นคุณจะเป็นคนแรกที่พวกเขาโทรหาแทนที่จะเป็นคนสุดท้าย แม้ว่างานของคุณไม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาของทุกคน แต่คุณอาจพบว่าตำแหน่งของคุณให้ภาพรวมซึ่งหมายความว่าคุณสามารถไกล่เกลี่ยระหว่างผู้จัดการงานและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่ได้หากคุณทราบเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้ แต่เนิ่นๆ

การเจรจาต่อรองและการเจรจาต่อรอง

สุดท้ายผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีความเข้มแข็ง ทักษะการเจรจาต่อรอง .

คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะเจรจาและเจรจาต่อรองขอบเขตข้อกำหนดงบประมาณกำหนดเวลาและเส้นเวลากับทั้งคณะกรรมการโครงการและกับผู้จัดการงาน ความยืดหยุ่นองค์กรและความสามารถในการคิดเชิงกลยุทธ์และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญคือกุญแจสำคัญดังนั้นโปรดดูที่หน้าเว็บของเราใน ทักษะขององค์กร และ ทักษะการคิดเชิงกลยุทธ์ .




สุดท้ายนี้…

แม้ว่าระเบียบวินัยอย่างเป็นทางการของการจัดการโครงการจะเกิดขึ้นจากโครงการในสภาพแวดล้อมการทำงาน แต่คุณสามารถนำแนวคิดไปใช้กับพื้นที่ใด ๆ ของชีวิตที่คุณต้องการทำบางสิ่งให้สำเร็จ

การพิจารณาสิ่งที่คุณต้องทำก่อนแทบจะไม่เจ็บเลยสิ่งที่สามารถทำได้ในขณะที่อย่างอื่นกำลังดำเนินอยู่และจะใช้เวลานานแค่ไหนก่อนที่จะเริ่มงาน

ไปที่:
การวางแผนโครงการ

การวางแผนปฏิบัติการ