การนำเสนอข้อมูล

ดูสิ่งนี้ด้วย: กราฟและแผนภูมิ

คุณควรใช้ข้อมูลในงานนำเสนอเมื่อใดและอย่างไร

คำตอบคือคุณควรใช้ตัวเลขและตัวเลขเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาให้หลักฐานที่ดีที่สุดในการสำรองข้อโต้แย้งของคุณหรือเพื่อบอกเล่าเรื่องราวของคุณ แต่วิธีการนำเสนอข้อมูลนั้นยากกว่า

หลายคนไม่สนใจตารางตัวเลขและอาจพยายามเข้าใจกราฟ คุณจะช่วยแนะนำข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างไร



หน้านี้ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณในการตอบคำถามโดยกำหนดกฎง่ายๆสำหรับการนำเสนอข้อมูล


จำไว้ว่าคุณกำลังเล่าเรื่องให้ผู้ชมฟัง

การนำเสนอทั้งหมดเป็นโอกาสในการเล่าเรื่อง

มนุษย์เป็นสายพันธุ์ที่มีวิวัฒนาการมายาวนานกว่าหลายล้านปีเพื่อที่จะเพลิดเพลินและตอบสนองต่อเรื่องราวต่างๆ วิธีที่ดีที่สุดคือทำงานกับมันไม่ใช่ต่อสู้กับมันเพราะถ้าคุณเล่าเรื่องราวให้ผู้ชมฟังพวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะตั้งใจฟังมากขึ้นและยังมุ่งไปสู่ข้อสรุปที่เป็นเหตุเป็นผลนั่นคือข้อมูลเชิงลึกที่คุณพยายามจะนำพวกเขา



เมื่อคุณเข้าใจแล้วปัญหาของการใช้ข้อมูลจะเข้าที่นั่นคือการแสดงหลักฐานว่าเรื่องราวของคุณเผยแพร่ออกไปอย่างไร

ใช้ข้อมูลเพื่อบอกเล่าเรื่องราว


คุณไม่ได้นำเสนอข้อมูลดังนั้นคุณกำลังใช้ข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณสามารถบอกเล่าเรื่องราวของคุณได้อย่างมีความหมายมากขึ้น

ซึ่งหมายความว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลคุณควรถามตัวเองว่า:

' เรื่องราวในข้อมูลนี้คืออะไร? ',

แล้ว

' ฉันจะเล่าเรื่องนี้ให้ผู้ชมฟังได้ดีที่สุดแค่ไหน? '


รูปภาพบอกคำได้เป็นพันคำ

90% ของข้อมูลที่ส่งไปยังสมองเป็นภาพและมากกว่า 90% ของการสื่อสารของมนุษย์ทั้งหมดเป็นภาพ การประมวลผลข้อความต้องใช้สมองของเราในการทำงานหนักกว่าการประมวลผลภาพ ในความเป็นจริงสมองสามารถประมวลผลข้อมูลภาพได้เร็วกว่าข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษร 60,000 เท่า

คำพูดที่ว่า 'รูปภาพบอกคำพูดได้เป็นพันคำ' มีความจริงมากมาย อาจไม่ใช่พันตัวอักษร แต่มักจะง่ายกว่าการอธิบายข้อมูลตัวเลขเป็นคำพูด



ข้อมูลนั้นอาจมีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่หากไม่มีการนำเสนอข้อมูลนั้นด้วยภาพผลกระทบ (และด้วยเหตุนี้ข้อความของคุณ) อาจสูญหายไป

มีหลายคนในโลกที่ไม่พบว่ามันง่ายที่จะเข้าใจตัวเลข

นอกจากนี้ยังมีหลายคนที่จะปิดหากคุณแสดงตัวเลขในตาราง แต่ถ้าคุณนำเสนอข้อมูลในกราฟหรือแผนภูมิวงกลมคุณจะแสดงข้อมูลด้วยภาพ ทำให้เข้าใจตัวเลขได้ง่ายขึ้นมาก แนวโน้มและสัดส่วนชัดเจนมากขึ้น

พิจารณาชุดข้อมูลนี้:

ฝ่ายขาย
ไตรมาสที่ 1 7.5
ไตรมาสที่ 2 3.1
ไตรมาสที่ 3 1.5
ไตรมาสที่ 4 1.1



แม้จะเป็นตัวเลขที่สูง แต่ประเด็นก็คือมียอดขายเพิ่มขึ้นมากในไตรมาสแรก คุณจะต้องทำการบวกและหารเพื่อหาความสัมพันธ์ระหว่างตัวเลขทั้งสี่ นอกจากนี้ยังต้องใช้สมาธิมากขึ้นในการอ่านและดูดซับข้อมูลในรูปแบบนี้

ตอนนี้พิจารณาข้อมูลเดียวกันในแผนภูมิวงกลม:

ตัวอย่างแผนภูมิวงกลมเพื่อแสดงตัวเลขยอดขายรายไตรมาส

เห็นได้ชัดในทันทีและเป็นประกายแม้กระทั่งสำหรับผู้ที่ต่อสู้กับตัวเลขโดยมากกว่าครึ่งหนึ่งของยอดขายทั้งหมดอยู่ในไตรมาสแรกและกว่า 75% อยู่ในสองไตรมาสแรก

ยิ่งไปกว่านั้นไม่มีใครจะต้องเครียดจากด้านหลังห้องเพื่ออ่านตัวเลขของคุณ คุณสามารถเห็นอะไรได้มากขึ้นจากภาพ



แต่และนี่เป็นสิ่งสำคัญตรวจสอบให้แน่ใจว่ากราฟเป็นกราฟที่ดี

ตรวจสอบว่ากราฟหรือแผนภูมิของคุณดึงดูดสายตาป้ายกำกับทั้งหมดชัดเจนและคุณใช้กราฟหรือแผนภูมิประเภทที่เหมาะสมแล้ว การสร้างกราฟที่ไม่ดีนั้นชัดเจนเสมอและอาจทำให้เกิดความสับสนได้ ข้อความของคุณจะมีผลกระทบมากขึ้นเช่นกันหากคุณเลือกประเภทกราฟหรือแผนภูมิที่เหมาะสม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้โปรดดูที่หน้าของเรา กราฟและแผนภูมิ .


KISS: ทำให้มันง่ายโง่!

เมื่อคุณเก่งในเรื่องสถิติการวิเคราะห์ที่น่าตื่นเต้นเป็นเรื่องน่าสนใจมาก และเมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณก็อยากจะแสดงให้ทุกคนเห็นว่าคุณฉลาดแค่ไหนและคุณทำงานได้มากแค่ไหน

แต่มันช่วยให้ประเด็นของคุณจริงหรือ?

อย่า?

จากนั้นอย่านำเสนอ

ในกรณี (ค่อนข้างหายาก) เมื่อคุณเป็นจริง ความต้องการ การวิเคราะห์ที่หวือหวาบางอย่างคุณต้องถามตัวเองว่าทุกคนจะเข้าใจหรือไม่ และในสมัยนี้ของการนำเสนอที่โพสต์บนอินเทอร์เน็ตผู้อ่านสไลด์ของคุณจะเข้าใจในภายหลังหรือไม่?

อีกครั้งหากคำตอบคือ 'อาจไม่ใช่' ก็อย่าใช้คำตอบนั้น

ปล่อยวาง ...


หากคุณไม่สามารถสรุปการวิเคราะห์ของคุณเป็นประโยคสั้น ๆ และชัดเจนเพียงหนึ่งหรือสองประโยคก็อย่ารวมไว้


นอกจากนี้ยังเป็นไปตามนั้นหากคุณไม่จำเป็นต้องรวมข้อมูลเพื่อให้เป็นประเด็นก็อาจเป็นการดีที่สุดที่จะไม่ทำ สไลด์ที่มีแนวโน้มว่าจะเข้าใจผิดหรือสร้างความสับสนนั้นแย่กว่าไม่มีสไลด์เลย ดังนั้นตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกให้หมดและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ เพื่อบอกเล่าเรื่องราวของคุณ .

จำ KISS: ทำให้มันง่ายโง่


เน้นคุณสมบัติหลักเพื่อดึงข้อมูลเชิงลึกออกมา

เราไม่ได้แนะนำว่าคุณควร ใบ้ลง การนำเสนอของคุณ แต่ไม่มีอันตรายใด ๆ ในการเน้นคุณลักษณะหลัก ๆ รวมทั้งการตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป

สมมติอีกครั้งว่าคุณกำลังใช้ตัวเลขยอดขายจากสี่ไตรมาสที่ผ่านมา คุณต้องการแสดงตัวเลขจริง ทำไมไม่ใช้เครื่องมือไฮไลต์เพื่อเน้นว่าไตรมาสแรกมีมากกว่าครึ่ง?

ด้วย PowerPoint และซอฟต์แวร์การนำเสนออื่น ๆ คุณสามารถทำให้แต่ละแวดวงปรากฏแยกกันได้ในขณะที่คุณชี้ประเด็นและอภิปรายเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึก

ใช้ซอฟต์แวร์การนำเสนอของคุณเพื่อเน้นข้อมูลสำคัญและบอกเล่าเรื่องราวของคุณ

การใช้เทคโนโลยีอย่างสร้างสรรค์เพียงเล็กน้อยสามารถช่วยให้คุณเน้นตัวเลขบางอย่างและทำให้เรื่องราวชัดเจนขึ้นอีกครั้ง


ข้อความรับกลับบ้าน

ในทางตรงกันข้ามการนำเสนอข้อมูลใด ๆ ของคุณควรได้รับการออกแบบมาเพื่อย้ายการสนทนา ออกไป จากข้อมูลและเข้าสู่ความเข้าใจและการกระทำที่ควรเป็นผลจากข้อมูลนั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง:

‘เกิดอะไรขึ้นที่นั่น?’

และ

‘เราจะทำยังไงกับมัน?’

หากคุณดูงานนำเสนอข้อมูลและทั้งหมดแล้วยังไม่ชัดเจนว่าคุณจะได้รับจากข้อมูลไปยังข้อมูลเชิงลึกและการดำเนินการอย่างไรคุณควรพิจารณาอีกครั้ง

จำไว้ว่ามันเป็นเรื่องราวที่สำคัญ ... แล้วสิ่งที่เกิดขึ้นตามมา

ไปที่:
การเขียนงานนำเสนอของคุณ
การทำงานกับ Visual Aids